推广资金池往往容易被忽视，甚至95%的产品经理都不知道这个功能。有些产品经理可能设计过，但大部分没接触过。笔者就推广资金池的含义以及如何设计做了详细的讲解，希望对你有所帮助。

声明一下，这个标题并不夸张。其实数据应该在95%以上。

推广资金池是推广体系的核心功能之一，也是最容易被忽视的功能。

很多产品经理都设计过推广功能，但大部分都没设计过，甚至没听说过推广资金池。

为什么会这样？

要回答这个问题，首先要了解什么是促销资金池。

一、什么是促销资金池?

先回答第一个问题:推广资金池是什么？

促销资金池是指企业内部专门为促销活动设立的资金管理工具。核心功能是实现促销资金的集中控制和流量管理。

每个功能的存在都是为了解决需求。推广资金池解决了推广资金管理过程中的效率问题。

促销经费是指企业在计划期内进行促销活动所需的费用。推广资金在财务上属于销售费用，是公司的成本。

推广资金管理包括三个方面:计划审核、控制和使用核算。

计划审核层面，促销计划由运营规划，财务需要对促销计划进行审核和估算ROI合理性。控制层面，促销资金由运营申请，但财务不会一次性将全年度资金打入运营资金账户，而是按单位时间，例如季度，月，和上几次促销活动ROI评估，视情况进行拨款。使用核算层面，促销资金由运营使用，财务必须清楚促销资金使用情况，即钱怎么花，花到哪里，总共花了多少，收入多少，花费路径清晰。

审计属于一线线下业务，不需要通过产品功能解决。财务人员在促销资金的管理效率方面主要面临两个问题:

1. 管理运营促销资金成本高

在实际操作中，促销预算批准后，运营会开始配置所有的促销活动，对于如何配置促销活动，财务部不需要干预运营。

但是所有的促销活动都要通过财务核算才允许上线。通过审计，对促销资金进行财务控制，确保促销优惠的运作不会超出促销预算。

多步审核意味着多一层流程成本，同时也增加了运营和财务的协调成本。

财务审计是一项细致的工作，财务需要检查促销活动的资金分配和运作情况，并提交促销预算计划。检查一项促销活动通常需要几个小时的财务工作。

如果在记账中发现问题，需要将它们收回。操作重新配置后，又要重新进行核算，反复增加财务工作成本。

更麻烦的是，促销活动的数量与公司的业务线、渠道供应商、活动类型等因素成正比。每一次大促销，这些因素都会形成NXN种促销活动，汇总到财务部审核。

多车道汇聚成单车道，车多了就堵车，活动多了就堆积在财务审批环节，导致财务管理成本和压力剧增。

公司为了保证线上活动的正常进行，只能协调或者增加财务审计，这样会增加人力成本。

对于运营来说，增加财务审核不仅会增加流程成本，而且在活动审批出现堵车的情况下，必然会导致活动延期的风险。运营会进行财务沟通，加快审核速度，无形中增加了沟通成本。

此外，并不是每项活动都要完成KPI。当预测的活动未能按时完成KPI时，运营会调整活动策略，增加或改变促销活动。

讨论在线活动可能需要1天时间。财务审核后会延长到3-5个工作日，推广时间成本变高。

而财务部门需要紧急审核推广计划的预算，所以原有的工作节奏被打断，管理成本也随之增加。同时打乱其他财务审查工作，两个部门之间的协调成本很高。

2. 核对促销资金使用明细复杂

运营完成促销活动后，财务部需要计算其资金流，这就涉及到财务的核心工作:对账。

对账是指财务管理中对账簿中的相关数据进行核对、检查，以确保账簿正确、可靠的工作。

一般是财务部根据活动时间导出订单的Excel表格来查看促销资金的流向和使用情况，用订单中促销折扣的总金额或者细分促销类型的折扣金额来核对促销资金。

图:拼多多出口订单示例(部分字段被隐藏)

当活动时间内有三个以上同类型促销活动时，优惠字段将包含N种优惠组合。财务部门需要花费精力区分与订单关联的促销活动，确认哪些优惠活动具体与订单关联。

比如平台发放四种5元券，其中两种在一个订单中使用，代表六种使用情况，订单中会显示优惠金额为10元。财务只看订单，不清楚属于哪种使用情况，很难核对，容易出错。

推广资金池就是为了解决以上两个推广资金管理问题而产生的功能。

二、促销资金池的设计思路

了解了推广资金池的“是什么”和“为什么”之后，我们面临的是最后一个问题:“怎么做”。

推广资金池解决了推广费用管理的两个效率问题，所以核心模块也是两个:“资金账户”和“推广进度”。

2.1核心模块:基金账户推广资金管理过程中，存在财务和运营参与的问题，导致工作耦合，资金管理成本高。

图:旧流程

推广资金池的设计思路是，通过增加“资金账户”模块，每一项操作都有自己的推广资金账户。预算方案批准后，财务部将促销资金转入运营账户，不再参与促销活动审核，将运营和财务工作流程脱钩。

图:新流程

在整个过程中，财务部门不需要参与促销活动的审核，导致促销资金优化管理的成本很高，同时也避免了审核失误导致的资金超发风险。

在促销活动的运营管理中，财务部不参与促销活动的审核，大大降低了跨部门沟通协调的成本，同时提高了风险管理能力。

同时，无论是大促还是小促，各业务线运营都可以推广自己的活动，财务审核也不会再堵车，造成延误。

如果活动预期不好，运营可以快速调整活动政策，快速上线，不再拉财务部门审核，进一步降低管理成本，进一步提高效率。

①功能:账户管理

资金账户是具有一定信息格式和结构的载体，用于反映促销资金的增减及其结果。定义背后，反应的是资本账户的需求点:

账户的结构化展示；账户资金的变动，即账户流水，资金怎么来，怎么去，剩下多少余额；账户交易动作，即账户资金往哪里去。

因此，账户管理是资本账户的基础和核心，负责解决资本账户的开立、信息维护、注销和账户余额信息维护等问题。

账户管理设计需要注意三点:

1.资本账户的信息领域是明确界定的，不能有任何模糊之处。它们需要与财务系统统一，如下图所示:

2.注销逻辑，我们通常采用“软删除”，即注销动作，账户数据不会从数据库中删除，因为账户数据会与资金信息数据关联，从数据库中删除会导致历史数据无法追溯，产生对账问题。

3.账户余额信息有三种:账户总余额、冻结金额、可用余额。其中的关系是:账户总余额=冻结金额+可用余额。

冻结金额是指因金融冻结而无法使用的资本账户的账户余额。金额冻结是确保资金财务控制、避免使用有问题资金的重要手段。

所有操作配置活动的上限取决于账户的可用余额，所以推广系统的资金存量部分需要与可用余额有逻辑关联。

②功能:账户流转

账户流水是指账户内资金收付的详细记录，是资金账户内资金变动和交易的重要凭证。

最核心的原因是，第一，任何交易都需要记录下来，显示给收款人和付款人，以便于财务和运营会计核对，了解资金是否已经支付到自己的账户。

第二，作为凭证，可以避免因交易失误而产生的财务和运营纠纷。

账户流转的核心在于账户的进出变动信息，清晰不遗漏的记录，包括但不限于以下信息字段:

2.2核心模块:促销计划表第二个财务问题是计算促销资金的使用，设计促销资金池的思路，增加促销计划表的功能，显示所有促销活动、折扣券等促销资金。

推广计划表是指对推广资金支出的详细记录，即推广资金在什么时候，通过什么活动，由谁使用，以什么顺序使用。

通过推广进度，财务部门可以清楚了解每笔推广资金的流向，并进行核对，确保每笔推广资金有迹可循，规避财务风险。

因此，促销计划表的核心是促销详情的信息字段和准确且不遗漏的记录，包括但不限于以下信息字段:

在促销计划表的设计中，需要注意的是，订单ID使用的是母订单ID，因为在交易过程中，会出现拆分订单的场景，促销资金会按比例分摊到不同的子订单上，不利于财务对账。

最后的话

我们再回到开头:推广资金池为什么被忽略？

第一，问题不存在。大部分公司的促销资金和促销活动相对较低，财务促销资金管理成本较低。更何况财务部并不管理促销资金，而是全部负责运营。

问题不存在，自然不需要解决，更不用说推广资金池了。

第二，产品经理缺乏对需求的深入分析。大多数产品经理负责某些模块。推广资金池虽然属于金融系统，但是金融系统的产品经理并不了解推广中用户的金融需求，推广系统的产品经理也不太了解。

表面上看是不懂推广管理的业务，但本质是:缺乏对业务需求的深入分析，缺乏闭环环节，我们进入产品的盲区，也会限制我们进一步提升产品水平。

其实推广资金池代表了很多功能名词。我们以为自己知道了需求背后的商业逻辑，但往往只看到了外部的链接和提出需求的用户，却不知道隐藏的内部链接和隐藏的用户，以及更深层次的需求。

借此文，祝你洞察业务链接，真正挖掘出用户背后的需求。

作者:肖东；微信官方账号:地球上的产品笔记

本文由@晓东原创发布。大家都是产品经理，未经作者允许，禁止转载。

来自Unsplash的图像，基于CC0协议。

此观点仅代表作者本人，大家都是产品经理。平台只提供信息存储空服务。